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Schedule Delay Analysis for Calculating Acceleration Costs

Análise de atraso de cronograma para cálculo de custos de aceleração

1ST AUGUST 2024

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Before effectively calculating the acceleration cost of a project whose contract programme (schedule) will be accelerated, the first relevant point is to understand the difference between a recovery plan and an acceleration plan:

1)    Recovery Plan
This plan applies when the work is in progress, and the Contractor is accountable for the contract delays.

2)     Acceleration Plan
There are two possibilities here:

a. The work is in progress within the programmed timeframe, but the Owner has requested that the Contractor initiate an acceleration process in order to anticipate the project completion date.

b. The work is in progress, but in delay, impacting the project completion date of the contract programme. It is known that the Owner is accountable for the dominant delay of the contract programme and thus the Owner has requested the works be conducted under acceleration, targeting to anticipate the trend of the contract programme's completion date.

The chart below represents the first scenario: the programme is on track, and the Owner has requested the Contractor to engage in an acceleration plan.

Figure 01: Comparative bar chart of the contract and acceleration programmes duration.

Antes de efetivamente calcularmos o custo de aceleração de um empreendimento cujo cronograma do contrato entrará em aceleração, o primeiro ponto relevante é compreendermos a diferença entre plano de recuperação e plano de aceleração:

1)    Plano de recuperação
Esse plano se aplica quando os trabalhos estão em andamento e os atrasos do contrato são de responsabilidade da Contratada.

2)    Plano de aceleração
Aqui existem duas possibilidades:

a)    Os trabalhos estão em andamento dentro do prazo previsto no cronograma, mas a empresa Contratante solicitou que a contratada entrasse em processo de aceleração com o objetivo de antecipar a data de conclusão do empreendimento.

b)    Os trabalhos estão em andamento, porém em atraso, impactando a data de término previsto do cronograma do contrato. Sabe-se que a causa do impacto foi de responsabilidade da Contratante, que, por sua vez, solicitou uma aceleração dos trabalhos, buscando antecipar a tendência da data de término do cronograma.

O gráfico abaixo representa o primeiro cenário: o cronograma está em dia, e a Contratante solicitou à Contratada um plano de aceleração.

Figura 01: Gráfico de barras comparativo da duração do cronograma contratual e de aceleração.

In this situation, the best practice is to have an excellent traceability of the unit prices of the remaining quantities to be executed under the contract.

Likewise, these are other knowledge points to consider: to understand the availability of approved construction drawings, to assess the status of contract scope changes, to investigate current working conditions, the availability of early procurement of materials and equipment, and conduct a rigorous evaluation of the achievable progress. Only then can this progress be aligned with production targets and relative indirect cost variation.

Only after all these investigations can the acceleration cost be identified.

The chart below illustrates the second possibility: the Owner is accountable for the programme delay and has requested the Contractor for an acceleration plan.

Figure 02: Comparative bar chart of the contract, impacted by the delay and acceleration programmes duration.

Nessa situação, a melhor prática é possuir uma excelente rastreabilidade dos preços unitários dos saldos das quantidades a serem realizadas no contrato.

Do mesmo modo, estes são outros pontos de conhecimento a se atentar: compreender a disponibilidade de desenhos aprovados para construção, avaliar a situação das alterações de escopo do contrato, investigar as atuais condições de trabalho, disponibilidade de antecipação de fornecimento de materiais e equipamentos e efetuar uma rigorosa avaliação do progresso passível de ser atingido. Só então é possível alinhar esse progresso com as metas de produção e variação do custo indireto relativo.

Somente após todas essas investigações é que o custo de aceleração poderá ser identificado.

O gráfico abaixo ilustra o segundo cenário: o Contratante é responsável pelo atraso do cronograma e solicitou à Contratada um plano de aceleração.

Figura 02: Gráfico de barras comparativo da duração do cronograma contratual, impactado pelo atraso e de aceleração.

In this situation, it is necessary to perform a delay analysis to identify the merit of the extension of time that the Contractor would have.

Once the merit of the extension of time has been identified, all the mentioned evaluations in the previous scenario would be equally carried out in order to understand what the new projected contract completion date would be. Then, the acceleration cost can be calculated.

The acceleration costs as applied in a dispute resolution

Before performing a delay analysis in the situation of a dispute (e.g. in an arbitration process), it is necessary to perform a forensic investigation, by which one obtains a list of events to be individually evaluated in terms of its possible impact in time and consequent entitlement of extension of time.

Once the entitlement of an extension of time has been identified, the adjusted programme is compared to the as built date at which the project is. 

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Nessa situação, faz-se necessário realizar uma análise de atraso para identificar qual o mérito de extensão de prazo que a Contratada teria.

Uma vez identificado o mérito de extensão de prazo, toda a avaliação mencionada no cenário anterior seria igualmente efetuada para compreender qual seria o novo prazo previsto de conclusão do contrato. Então, é possível calcular o custo de aceleração.

O custo de aceleração como empregado em resolução de disputas

Antes de se realizar a análise de atraso na situação de uma disputa (por exemplo, em um processo arbitral), é necessário efetuar uma investigação forense, pela qual busca-se obter uma lista de eventos a serem individualmente avaliados quanto ao seu possível impacto no prazo e consequente mérito de extensão e prazo.

Uma vez identificado qual seria o mérito de extensão de prazo, compara-se o cronograma ajustado com a data de como executado (as built) em que o projeto se encontra.

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